Phần mềm Quản lý học viên tốt nhất 2022 – DOTB EMS
Hiện nay, nhiều trường học, trung tâm ngoại ngữ và các trung tâm đào tạo đang ứng dụng hiệu quả các phần mềm giúp quản lý học viên, đáp ứng đầy đủ nhu cầu kiểm soát lượng học viên ngày càng tăng. Sự góp mặt của các phần mềm này mang lại giải pháp “gỡ rối” tức thì đối với các doanh nghiệp đang loay hoay cho công tác quản lý học viên, giáo vụ, thu chi, hay đơn giản là sao lưu các dữ liệu liên quan đến kết quả học tập của học sinh, sinh viên… với chi phí rẻ và mang lại hiệu quả vượt trội. Nếu bạn còn lo ngại về việc lựa cho doanh nghiệp mình một phần mềm quản lý, hãy theo chân CrmEdu giải đáp các câu hỏi sau:
-
Phần mềm quản lý học viên là gì?
-
Các khó khăn trong công tác quản lý học viên hiện nay
-
Những ưu và nhược điểm của việc sử dụng một phần mềm quản lý học viên
-
Phần mềm DOTB EMS – Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu cho giáo dục
-
Phần mềm DOTB EMS – Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu cho giáo dục
1. Phần mềm quản lý học viên là gì?
Phần mềm quản lý sinh viên còn được gọi là hệ thống thông tin sinh viên. Mục đích chính yếu là để quản lý sinh viên một cách hiệu quả và trơn tru hơn.
Hệ thống quản lý học sinh là một công cụ giải pháp được thiết kế để theo dõi, duy trì và quản lý tất cả dữ liệu do trường học tạo ra. Bao gồm: điểm của học sinh, điểm danh, hồ sơ hoạt động giữa các bộ phận liên quan, v.v…
Hay nghĩ đơn giản nó như một cơ sở dữ liệu lớn lưu trữ tất cả thông tin hàng ngày của trường, hồ sơ học sinh, đồng thời quản lý các nhiệm vụ. Nó đơn giản hóa quá trình xử lý công việc hành chính như:
- Thông tin tuyển sinh của sinh viên
- Thanh toán sinh viên
- Báo cáo kết quả học tập
2. Các khó khăn trong công tác quản lý học viên hiện nay:
Quản lý vận hành hay việc kết hợp công việc của các phòng ban có liên quan một cách hiệu quả luôn là thách thức lớn đối với các trường học và trung tâm đào tạo. Sau đây là 5 thách thức phổ biến trong việc quản lý trường học, bao gồm:
-
Thu hút học sinh và phụ huynh
Một trong những thách thức lớn nhất mà các trường gặp phải, đặc biệt là những trường mới, chính là việc thu hút học sinh nhập học. Các trung tâm hay trường học nằm trong cùng một thành phố hoặc quận huyện cạnh tranh với nhau. Trong trường hợp đó, một số trong số họ sẽ có ít học sinh hơn, có nghĩa là họ sẽ có doanh thu thấp hơn. Vì vậy, khi mới hoạt động, bạn có thể gặp khó khăn trong việc thu hút những học viên tiềm năng đăng ký
-
Học sinh đăng ký và nhập học
Học sinh đăng ký và nhập học chắc chắn là một quá trình rườm rà. Trong thời gian ghi danh, học sinh và phụ huynh trước đây phải xếp hàng dài và điền vào các mẫu đơn ghi danh theo cách thủ công trong các trường học. Thủ tục đăng ký bằng thủ công có thể kéo dài hàng giờ đồng hồ.
Điều này thật bất tiện cho nhân viên nhà trường, người ghi danh cũng như phụ huynh. Quá trình tiếp nhận và đăng ký học sinh chậm chạp và gây mệt mỏi có thể ảnh hưởng đến uy tín của trường bạn.
-
Giao tiếp với các bên liên quan
Các bên liên quan của trường học là giảng viên, học sinh và phụ huynh. Rất nhiều nhà quản lý trường học phải vật lộn trong việc giao tiếp với các bên liên quan vì họ chưa áp dụng bất kỳ loại nền tảng giao tiếp kết nối nào. Vì vậy, bất cứ khi nào có thông báo hoặc thông tin quan trọng, việc phổ biến chúng sẽ rất mất thời gian.
Hãy nhớ rằng giao tiếp ổn định là yếu tố cực kì quan trọng giúp cho hoạt động của trường học của bạn “thuận buồm xuôi gió”.
-
Đánh giá hiệu suất của giảng viên/ giáo viên
Nhiều nhà quản lý trường không có nhiều thời gian để tiến hành đánh giá hiệu suất của giảng viên của họ. Hầu hết, họ đang phải bận rộn với các khía cạnh kinh doanh của trường học/ trung tâm đào tạo. Do đó, nhiều trường hợp họ sẽ không thể đánh giá được hiệu quả giảng dạy mà họ cung cấp. Điều này có thể ảnh hưởng không nhỏ đến danh tiếng của trường học.
-
Chăm sóc và giúp đỡ học sinh
Bên cạnh việc giảng dạy, giáo viên có rất nhiều thủ tục giấy tờ cần phải làm mỗi tuần. Họ kiểm tra các bài thi, thu thập các bài kiểm tra, tính toán điểm số, và nhiều hơn nữa. Điều đó gây khó khăn cho họ trong việc giúp đỡ và tạo điều kiện cho học sinh của họ. Họ phải làm quá nhiều việc so với sức của họ. Do đó, họ có thể phải vật lộn trong việc trích ra thêm thời gian để mắt tới học sinh của họ.
3. Những ưu và nhược điểm của việc sử dụng một phần mềm quản lý sinh viên
3.1. Ưu điểm của phần mềm quản lý học sinh/ sinh viên:
-
Quản lý tốt hơn dữ liệu học sinh
Một hệ thống quản lý sinh viên cũng là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu sinh viên. Nó giúp bạn quản lý tất cả các dữ liệu liên quan đến sinh viên một cách có tổ chức.
Hệ thống Quản lý Sinh viên cung cấp cho bạn một ID duy nhất cho mỗi sinh viên. Sử dụng ID đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi. Từ tình trạng lệ phí, bài tập, kết quả bài kiểm tra, điểm số đến thông tin phụ huynh trong vòng vài giây.
-
Cải thiện năng suất tổng thể của giáo viên
Tương tự như học sinh, các giáo viên cũng trở nên hiệu quả hơn với hệ thống quản lý học sinh. Với một hệ thống đồng bộ, giáo viên sẽ không cần phải thao tác thủ để công quản lý thời khóa biểu và bài tập.
Mọi thứ đều có thể được tải trên phần mềm quản lý, có thể được truy cập bởi tất cả mọi người. Bằng cách này, giáo viên có thể tập trung nhiều hơn vào việc giảng dạy và chăm sóc học sinh hơn là các nhiệm vụ hành chính.
-
Cung cấp thông tin chi tiết sâu sắc hơn cho các bậc cha mẹ
Cha mẹ cảm thấy khá khó khăn để có được tất cả thông tin về con cái của họ. Họ chỉ có thể hỏi hay trao đổi về con cái mình chỉ trong một cuộc họp phụ huynh duy nhất hàng tháng/quý. Nhưng với một hệ thống phần mềm quản lý học viên, tất cả trở nên dễ dàng.
Cha mẹ có thể truy cập dữ liệu của con mình trên điện thoại bất cứ khi nào chúng muốn. Bằng cách này, cha mẹ luôn có thể cập nhật về các hoạt động của con mình.
-
Quản lý phí dễ dàng
Không ai thích gọi cho phụ huynh để “đòi” một khoản phí, phải không? Đúng vậy, với một hệ thống quản lý sinh viên, bạn sẽ không cần phải làm như vậy. Các phụ huy có thể truy cập để theo dõi và xem học phí của con mình ngay trên điện thoại. Bạn thậm chí có thể bật thông báo cho phụ huynh về các khoản thanh toán phí. Bằng cách này, cha mẹ sẽ không bao giờ bỏ lỡ các khoản thanh toán phí. Ngoài ra, bạn sẽ không phải hướng dẫn giáo viên nhắc nhở phụ huynh về việc thanh toán học phí.
-
Tiết kiệm chi phí
Cắt giảm chi phí là khá quan trọng đối với các trường học nhưng cũng khá khó khăn. Tuy nhiên, bạn có thể cắt giảm một số chi phí với hệ thống phần mềm quản lý sinh viên. Chúng ta đang nói về “chi phí giấy tờ”. Nếu bạn có một phần mềm quản lý tất cả các bản ghi, bạn sẽ không phải mua \/ duy trì hàng đống hồ sơ dựa trên giấy khổng lồ. Bằng cách này bạn có thể tiết kiệm một số tiền. Mặc dù nó có thể không phải là một khoản tiết kiệm lớn, nhưng ‘một xu tiết kiệm được là một xu kiếm được.’
3.2. Nhược điểm của phần mềm quản lý học sinh/ sinh viên:
Thật ra không có một bất lợi hay hạn chế nào đối với một phần mềm quản lý sinh viên cả. Tuy nhiên vẫn sẽ có một số “vấn đề” mà các nhà giáo dục áp dụng sẽ gặp phải.Vấn đề phổ biến nhất mà trường học/ giáo viên/ học sinh/ phụ huynh phải đối mặt khi sử dụng hệ thống quản lý học sinh là: giao diện người dùng “phức tạp”.
Và đó là một vấn đề có thể giải quyết được. Dĩ nhiên, khi tiếp xúc với thứ gì đó mới mẻ, chúng ta đều cần thời gian để hiểu rõ chúng. Nếu công cụ bạn đang sử dụng thực sự khó sử dụng, bạn có thể sử dụng một công cụ đơn giản hoặc được đào tạo miễn phí bởi đội ngũ chuyên gia của họ.
Tại đây, DotB EMS là phần mềm giải quyết rất tốt vấn đề này. Với kinh nghiệm làm việc và đồng hành với hơn 100 trường học và cơ sở đào tạo lớn nhỏ trên khắp cả nước. Cùng với đội ngũ tâm huyết và đầy sáng tạo, DotB liên tục cập nhật các tính năng mới nhất và phù hợp với những thay đổi liên tục trong thời đại công nghệ số 4.0. Hướng đến một hệ thống toàn diện “hiểu bạn” hơn ai hết.
Khách hàng của DotB EMS sẽ được đào tạo 1-1 trainer. Được hỗ trợ không giới hạn từ đội ngũ chuyên gia, bất kể họ ở đâu trên cả nước.
4. Phần mềm DOTB EMS – Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu cho giáo dục
4.1. DotB EMS là gì?
DotB EMS là một hệ thống quản lý toàn diện được phát triển đặc thù cho giáo dục. Giúp tự động hóa các quy trình, chuẩn hóa các nghiệp vụ mà không cần thêm bất kỳ phần mềm hay công cụ tích hợp nào khác. Bên cạnh đó, DotB EMS còn đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về:
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Quản lý đào tạo (SIS)
- Quản lý học trực tuyến (LMS)
4.2 DotB – EMS cung cấp các tính năng gì?
Một trong các tính năng đặc biệt của DotB là tính năng quản lý học viên tìm năng (Leads):
- Xem 360˚ và quản lý thông tin khách hàng tiềm năng: Theo dõi quá trình và quản lý lịch sử chăm sóc của bộ phận Sales đối với các học viên tiềm năng.
- Chuyển đổi tự động thông tin sang học viên chính thức, người liên hệ khi học viên tiềm năng đăng ký khóa học.
- Theo dõi trạng thái chuyển đổi của các học viên tiềm năng.
- Theo dõi được nguồn học viên tiềm năng thông qua việc tracking các campaign (chiến dịch) quảng cáo.
- Quản lý và tracking các chiến dịch email marketing về hê thống.
- Từ các chiến dịch, đánh giá được mức độ tiềm năng của học viên.
- Cho phép admin (quản lý hệ thống) phân bổ thông tin cho người phụ trách chăm sóc học viên tiềm năng.
- Hiển thị cảnh báo trùng dữ liệu trong quá trình người dùng (nhân viên) tiến hành nhập dữ liệu đầu vào.
Ngoài ra, hệ thống còn có nhiều tính năng quan trọng như:
Và nhiều tính năng khác, đáp ứng đầy đủ và trọn vẹn nhu cầu vận hành của các cơ sở giáo dục từ nhỏ đến lớn trên khắp cả nước.
Kết luận
Một khi đã áp dụng CRM vào giáo dục, việc quản lý sẽ trở nên đơn giản và tối ưu. Giúp cho các trường học và các trung tâm đào tạo tiết kiệm được lượng ngân sách khổng lồ chi cho các tác vụ dư thừa trước kia. Hơn nữa, việc kinh doanh – “nguồn máu” của doanh nghiệp giáo dục cũng sẽ “thuận buồm xuôi gió” hơn.
Bạn có thể trải nghiệm thử phần mềm CRM cho giáo dục đến từ công ty DOTB. Đây là giải pháp lưu trữ thông tin khổng lồ, thống kê báo cáo nhanh gọn, độ bảo mật thông tin cao. Trải nghiệm ngay ngày dùng thử miễn phí chỉ có tại DOTB.
=> Xem thêm sản phẩm của công ty DOTB: DotB.vn
