Hệ thống quản lý trung tâm đào tạo – trung tâm ngoại ngữ
DotB EMS là một sản phẩm của Công ty TNHH Phần Mềm DotB chyên cung cấp giải pháp CRM chuyên sâu cho đào tạo. DotB EMS dành cho các trung tâm ngoại ngữ, ngoại khóa, đang mong muốn tìm kiếm một phần mềm quản lý trung tâm đào tạo. Hệ thống quản lý trung tâm đào tạo
DotB EMS là giải pháp hữu dụng cho các trung tâm giáo dục trong việc quản lý các hoạt động của trung tâm, bao gồm các thông tin liên quan đến học viên, lớp học, giảng viên,…Sử dụng phần mềm sẽ giúp việc quản lý, chăm sóc, hỗ trợ học viên được tốt nhất, sẽ giúp trung tâm nâng cao chất lượng phục vụ học viên, tối ưu nguồn lực giảng viên, nhân viên, cơ sở vật chất của trung tâm và tổ chức quản lý thuận tiện hơn.
Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm đào tạo, ngoại khóa DotB EMS là giải pháp quản lý toàn diện, đa chi nhánh, tính năng đa dạng tích hợp trong một hệ thống, tương tác nhanh chóng đến đúng đối tượng, đáp ứng nghiệp vụ, chức năng của các đối tượng toàn trung tâm: quản lý, nhân viên (kế toán, tuyển sinh, tư vấn, marketing…).
Các tính năng của hệ thống quản lý trung tâm đào tạo
1. Quản lý tuyển sinh và thi xếp lớp
- Khi học viên đăng ký trực tiếp trên website, dữ liệu sẽ được chọn lọc và lưu thông tin vào phần mềm
- Thống kê học viên từ các nguồn, chiến dịch tiếp thi, học viên đăng ký trực tiếp tại văn phòng
- Nhập thông tin về học viên đăng ký thi xếp lớp theo từng đợt thi
- Cập nhật kết quả xét tuyển
- Đăng ký nhập học cho từng học viên theo từng trình độ
- Phân loại và xếp lớp phù hợp với trình độ thi đầu vào của học viên
2. Quản lý học viên
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học viên giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng
- Theo dõi danh sách học viên các lớp, danh sách học viên bảo lưu
- Nhắc nhở khi học viên vắng nhiều
- Quản lý, theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật,…của từng học viên trong toàn bộ khóa học
- Người quản lý theo dõi được các thay đổi liên quan đến học viên và lớp học như: bảo lưu, chuyển lớp, dồn lớp, chia lại lớp học theo từng trình độ của học viên
3. Quản lý giáo viên
- Quản lý thông tin, trình độ, bằng cấp, hồ sơ của giáo viên
- Tuyển giáo viên mới
- Theo dõi quá trình giảng dạy của giáo viên
- Quản lý số giờ lên lớp của từng giáo viên
- Ghi nhận thông tin và số giờ có thể giảng dạy của giáo viên
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật của từng giáo viên trong năm
4. Quản lý đào tạo
- Lập kế hoạch giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng
- Sắp xếp giáo viên giảng dạy cho các khóa học sắp khai giảng
- Phân chia học sinh theo đúng trình độ và mong muốn của học viên
- Theo dõi kế hoạch chi tiết các buổi dạy của từng lớp học theo hệ thống phòng học và ca học
5. Quản lý lớp học
- Phân chia lớp
- Phân loại theo từng cấp độ học
- Quản lý lịch học, thời khóa biểu
- Quản lý thông báo đến toàn lớp
- Quản lý kết quả học tập của lớp
- Chuyển lớp
- Nhắc nhở khi lớp có học viên mới
- Lưu trữ thông tin học viên bảo lưu và sắp xếp chuyển lớp khi học viên đi học lại
6. Quản lý thu chi
- Quản lý thu học phí của học viên
- Xử lý học phí khi chuyển lớp, bảo lưu, chuyển đổi cho học viên khác.
- Lập và in phiếu thu tiền học phí cho từng học viên
- Theo dõi được các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm
- Quản lý tổng quát được tình hình thu chi cho hoạt động của trung tâm.
7. Quản lý kết quả học tập
- Quản lý điểm, kết quả học tập của học viên
- Tự động tính điểm trung bình của học viên
- Hệ thống sẽ nhắc nhở đối với các học viên đã hoàn thành xong chương trình để chuyển tiếp lên các lớp học có trình độ cao hơn
- Lưu thông tin và kết quả học tập của từng học viên trong hệ thống
8. Tính lương
- Kết xuất bảng tính lương giáo viên theo kết quả chấm công và lịch giảng dạy
- Tính lương cho nhân viên theo các hình thức trả lương: theo buổi, theo ca, theo tháng, mức lương và thời gian áp dụng
- Tự động tính lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng tổng hợp chấm công thời gian
- Tự động tính thuế TNCN, trích BHXH của nhân viên theo biểu tính thuế
- Lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên bảng lương đã tính để chuyển trả lương cho nhân viên
- Theo dõi, xác nhận việc điều chỉnh tăng, giảm khi có phát sinh
Lợi ích của hệ thống quản lý trung tâm đào tạo
- Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo giúp nhà quản lý theo dõi được tình hình học tập của học sinh cũng như công tác quản lý nhân viên trong trung tâm. Tăng khả năng quản lý tập trung, tối ưu hóa nguồn lực, tăng khả năng phân tích, có thể chủ động can thiệp kịp thời và hiệu quả và quá trình quản lý. Giúp các nhà lãnh đạo có phương án bố trí nhân sự và tổ chức học động một cách dễ dàng
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học sinh giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng. Quản lý, theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật,…của học sinh trong toàn bộ khóa học
- Quản lý lớp học, khóa học để phân chia ca học, lớp học, giáo viên giảng dạy một cách hợp lý
- Quản lý học phí, các khoản phải thu, phiếu thu, miễn giảm đối với từng học sinh, từng khóa học, lớp học
- Sử dụng phần mềm giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt các thủ tục hành chính, xử lý công việc khoa học, tăng khả năng trao đổi giữa các nhân viên trong trung tâm. Dễ dàng thống kê báo cáo với nhà lãnh đạo các số liệu thực tế, được cập nhật theo hệ thống báo cáo thời gian thực
- Phần mềm có khả năng kết nối với website của trung tâm đào tạo, giúp thông tin của học viên đăng ký trên phần mềm tự động cập nhật vào hệ thống
- Hệ thống thông tin công khai và thông suốt giảm tối đa thời gian quản lý công việc. Hệ thống phân quyền, bảo mật tốt, phổ biến thông tin nhanh chóng và chính xác đến từng người sử dụng phần mềm
- Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo DotB EMS có khả năng tùy biến, có thể tùy chỉnh phần mềm theo những yêu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp, dễ dàng tùy chỉnh khi có thay đổi về quy trình quản lý.
Với các tính năng và tiện ích trên, DotB tự hào mang đến cho khách hàng hệ thống quản lý trung tâm đào tạo phù hợp nhất, giúp trung tâm đào tạo chăm sóc, hỗ trợ và quản lý một cách tốt nhất.
DotB là hệ thống CRM quản lý chuyên sâu cho lĩnh vực đào tạo. DotB CRM đã triển khai tại thành công cho các trung tâm đào tạo hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi được đánh giá là giải pháp phù hợp với các trung tâm đào tạo có quy mô, quy trình hoạt động từ nhỏ đến lớn. Chúng tôi CAM KẾT mang đến giải pháp TỐT NHẤT với chi phí PHÙ HỢP NHẤT.
