Việc số lượng người học tìm kiếm cơ hội ghi danh vào các tổ chức học thuật ngày càng nhiều (Trường, Cao Đẳng, và Đại Học) có thể gây áp lực cao với các nhân viên hành chính phụ trách quản lý quá trình ghi danh & nhập học thủ công. Việc thực hiện quá trình này một cách chính xác và kịp thời cũng trở nên khó khăn. Do đó, đặt ra 1 nhu cầu về hệ thống quản lý tuyển sinh.
Quản lý đầu vào – ghi danh
Hệ thống này cho phép người dùng xử lý quá trình nhập học của sinh viên theo một cách hoàn toàn tự động. Đây là một ứng dụng dựa trên Internet có thể được truy cập từ bất cứ nơi nào và bất cứ lúc nào tùy thuộc vào quyền truy cập. Hệ thống này theo dõi hồ sơ học tập cũng như tài chính của mỗi học viên để việc xác định xác thông kê trở nên dễ dàng hơn, giúp giảm nhân lực và thủ tục giấy tờ.
Hệ thống cũng cung cấp dữ liệu chính xác và chức năng lọc thông tin để dễ dàng có được kết quả theo yêu cầu. Từ đó, giúp giảm thủ tục in ấn và văn bản khi ghi danh, góp phần bảo vệ môi trường. Tăng cường được năng suất làm việc, không giới hạn địa lý, tránh quá trình ghi danh quá tải và phải xếp hàng.
Duy trì các thông tin nhập học của học viên viên theo từng cá nhân. Hệ thống tạo ra các hồ sơ ghi danh riêng biệt của sinh viên mới một cách tự động được dùng trong suốt tiến trình học.
Tích hợp mạnh mẽ với các module khác
Hệ thống ghi danh nhập học tích hợp các dữ liệu người học một cách tự động như di chuyển của học viên, quản lý phân hệ Hostel, thẻ sinh trắc học, bằng cách liên kết nó với các mô-đun thích hợp trong hệ thống quản lý giáo dục.
Cơ sở dữ liệu tập trung
Xem xét ở khía cạnh các lạm phát và ảnh hưởng đến nhu cầu nguồn lực, các tổ chức phải tăng học phí các học kỳ và các khóa học qua các năm để đảm bảo vận hành hợp lý và hiệu quả.
Hệ thống này giúp phân biệt theo từng năm những dao động về mức học phí học kỳ và khóa học trong một cách tóm tắt. Khi đăng ký thanh toán chúng sẽ tự động tính các phí tương ứng với năm tài chính.
Tự động tạo người dùng
Có một Boolean trong hệ thống để tự động tạo người dùng, vì vậy hãy chọn công cụ này khi tạo ra hồ sơ mới. Khi có một ghi danh mới người dùng đó sẽ được tự động được tạo ra bằng tên đăng nhập và quyền học viên được tự động cấp, giúp cắt giảm các quá trình riêng lẻ như tạo người dùng và phân quyền.
Chuyển sang danh sách người học đã hoàn tất chương trình. Những sinh viên đã hoàn thành học kỳ cuối cùng sẽ được coi là một cựu sinh viên nên ở đây chúng ta cũng có thể trực tiếp di chuyển một học viên về trạng thái cựu sinh viên để xóa tất cả các chi tiết về khóa học và học kỳ trong biểu mẫu thông tin của họ nhưng sẽ được in ra trong phiếu thu để giữ hồ sơ trước đó.
Chuyển khóa dễ dàng cho học viên
Một học viên có thể chuyển từ một khóa này sang khóa khác hoặc từ một học kỳ này sang một học kỳ khác. Vì vậy, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu học viên theo khóa học và học kỳ cũng như sẽ dễ dàng di chuyển cá nhân đó bằng cách nhấp vào nút chuyển. Chúng ta có thể di chuyển một hoặc một số lượng lớn học viên một cách dễ dàng và thông tin chuyển khóa liên quan cũng sẽ được thay đổi trong biểu mẫu thông tin đào tạo của học viên các báo cáo thống kê.
Báo cáo Phân tích tài chính và ghi danh của học viên
Một sinh viên có thể di chuyển từ một khóa này sang khóa khác hoặc từ một học kỳ này sang một học kỳ khác. Vì vậy, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu học viên theo khóa học và học kỳ và dễ dàng di chuyển học viên chỉ bằng việc nhấp vào nút chuyển
Quản lý học phần trong hệ thống quản lý giáo dục
Một trong những hoạt động chính liên quan đến việc đánh giá học viên là đánh giá học phần của họ. Quản lý học phần được thiết kế để tạo điều kiện cho công việc này được thực hiện và thậm chí còn đơn giản hơn cho giảng viên và học viên.
Giảng viên có thể tạo học phần và đồ án bằng cách cung cấp một ngày bắt đầu và ngày nộp cho học viên. Học viên cũng có thể gửi đồ án trực tuyến ngay sau khi họ đã hoàn thành. Học viên có thể tải lên tài liệu để các giảng viên trực tiếp chấm. Cấp khoa cũng có thể phân bổ các đồ án và sau đó thông báo đến học viên. Từ đó, các giảng viên có thể theo dõi việc nộp bài và chấm điểm phù hợp. Các lớp học cũng sẽ được tự động đồng bộ với kết quả và hồ sơ cá nhân của học viên.
Thậm chí các hoạt động trong khóa học và và tài liệu cũng cần được cập nhật trên mô-đun để học viên có thể tiếp cận với tất cả các hoạt động khóa học bắt buộc trên internet. Các mô-đun học phần cũng nhắc nhở học viên về thời hạn nộp bài.
Vì những dữ liệu này có thể được truy cập trên nhiều nền tảng do chúng đã được đồng bộ hóa liền mạch. Học viên cũng có thể tạo danh sách công việc phải làm, tích hợp lịch hoạt động của họ với lịch ngày và theo dõi bài tập, lớp học và sự kiện dự kiến.
Lịch học phần
Khoa có thể tạo và dự kiến lịch học phần trực tuyến. Ngay sau khi tạo xong lịch học phần, học viên sẽ nhận được thông báo về thời hạn nộp bài. Học viên có thể cập nhật bài tập ngay sau khi hoàn thành.
Đồng bộ lịch
Các bài tập và hạn nộp được tích hợp với lịch có sẵn trên mô-đun. Điều này có thể giúp học viên tạo lịch hoạt động của họ và đảm bảo hạn nộp cho các bài tập và dự án. Ngay cả danh sách công việc làm gồm những nhiệm vụ và chương trình cũng được tích hợp vào các mô-đun này.
Nộp bài trực tiếp trên hệ thống phần mềm quản lý giáo dục
Học viên cũng có thể nộp trực tuyến các dự án hoặc bài tập. Hệ thống hỗ trợ vô số các định dạng tệp được chấp nhận với kích thước tập tin lên đến 25 MB. Các giảng viên có thể xem các bài tập ngay khi chúng được gửi hoặc xem có bao nhiêu học viên đã nộp hoặc tình trạng làm bài hiện tại của họ.
Đồng bộ trên nhiều nền tảng
Tất cả hạn nộp bài và các thông tin khác có thể được đồng bộ một cách dễ dàng trên nhiều nền tảng khác nhau để cung cấp thông tin truy cập trên di động hoặc máy tính. Đồng bộ hóa trên nhiều nền tảng cho phép học viên xem lại tiến trình học & sự tiến bộ của mình từ nhiều địa điểm và thiết bị khác nhau.