PHẦN MỀM CRM CHO GIÁO DỤC ĐÀO TẠO – DOTB EMS

Trong thời đại cạnh tranh gay gắt trong ngành giáo dục, đặc biệt là như hiện nay, việc quản lý các cơ sở giáo dục và đồng bộ các phòng ban là nhiệm vụ đầy thách thức. Trước đây, nhiều trung tâm đào tạo và giáo dục thường tiêu tốn rất nhiều thời gian để quản lý học viên hay tìm kiếm thông tin của học viên mới. Thế nhưng, với sự trợ giúp nhiều công nghệ số – phần mềm CRM cho giáo dục đạo tạo thì việc quản lý thông tin trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. 

Trong bài viết này, CrmEdu sẽ giúp bạn trả lời các câu hỏi:

• Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo là gì?

• Tại sao một phần mềm CRM cần thiết cho ngành giáo dục?

• Giải pháp của phần mềm CRM quản lý trung tâm đào tạo/giáo dục mang đến là gì?

1. Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo là gì?

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo được thiết kế dành riêng cho các trung tâm đào tạo, trường học, để quản lý thông tin cán bộ/người dạy/người học, quản lý chất lượng và trình độ của học sinh/sinh viên, trao đổi hai chiều giữa giáo viên và phụ huynh, tự động thống kê danh sách học sinh,…

Việc áp dụng một phần mềm CRM giúp cho các đơn vị giáo dục đơn giản hóa mọi công việc quản lý và sự trao đổi công việc, nhiêm vụ giữa các bộ phận trở nên trôi chảy và linh động.

Hơn nữa, các phần mềm CRM cho đào tạo và giáo dục giúp lưu trữ thông tin tập trung , tạo ra một quy trình chuẩn và cập nhật thông tin chuẩn xác đến giáo viên, học sinh/sinh viên và phụ huynh.

2. Tại sao phần mềm CRM cho giáo dục đạo tạo cần thiết?

2.1. Những vấn đề mà các Doanh nghiệp, Trung tâm đào tạo và giáo dục hay gặp phải

• Hồ sơ học sinh, sinh viên không được quản lý một cách đầy đủ, chặt chẽ, dễ mất mát hay thất lạc, rất khó phục vụ giáo dục và đào tạo.
• Việc tra cứu, tìm kiếm, trích lọc thông tin hồ sơ sinh viên, học sinh, học viên khó khăn và không chính xác.
• Việc kết nối thông tin giữa các đối tượng mục tiêu học viên – trung tâm chưa có phương tiện thực hiện hoặc đã có nhưng thực hiện tuy nhiên chưa đạt kết quả tốt, chưa đồng bộ, xuyên suốt. Các nghiệp vụ đào tạo, dạy và học chưa được tin học hóa một cách tối đa.
• Quy trình CSKH vẫn chưa được quan tâm và áp dụng triệt để trong vấn đề dạy và học.
• Có những đơn vị có phần mềm CSKH, nhưng lại không tương thích với các nghiệp vụ khác như đào tạo, tài chính kế toán, quản lý nhân sự… Dẫn đến việc quản lý bị phân mảnh và không mang lại hiệu quả.

2.2. Lợi ích mà phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo mang lại:

Với phần mềm CRM, bạn có thể cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao tính chuyên nghiệp của trung tâm. Bên cạnh đó là vô số những lợi ích khác nhau, bao gồm:

• Giúp các cơ sở giáo dục có thể quản lý danh sách học viên nhanh chóng và dễ dàng thông qua phân loại đối tượng mục tiêu và nhóm tiềm năng. Nhờ vậy trung tâm của bạn sẽ tránh được những nhầm lẫn thông tin hay bỏ quên học viên trong quá trình quản lý danh sách.
• Phần mềm CRM giúp trung tâm của bạn tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian nhờ khả năng đồng bộ các công việc cùng một lúc, nhận thông tin và phân chia chính xác. Điều này cũng dẫn tới việc kiểm soát KPI nhân viên nội bộ hiệu quả hơn (đặc biệt là bộ phận tuyển sinh).
• Để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và tính chuyên nghiệp trong xử lý công việc, sử dụng phần mềm CRM cho giáo dục giúp trung tâm của bạn quản lý lịch học – hẹn gặp học viên chính xác hơn dựa vào các tính năng thông minh, trong đó phải kể đến công cụ email/sms và tính năng nhắc lịch.
• Quản lý các KPI cho các nhân viên của từng bộ phận, đặc biệt bộ phận tuyển sinh. Nhờ đó giúp cho nhân viên nắm rõ được công việc cần phải làm và tạo động lực giúp phát triển.

3. Giải pháp của phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo mang đến là gì?

DOT EMS là một giải pháp ALL IN ONE cho giáo dục: TRƯỚC bán hàng (tiếp thị), TRONG bán hàng (đăng ký học/ tuyển sinh), SAU bán hàng (điều hành giảng dạy) và chăm sóc học viên (giữ chân cựu sinh viên, chương trình khách hàng thân thiết, nhận ý kiến phản hồi). Cụ thể hơn với các nhóm tính năng tổng quan sau:

3.1. Nhóm tính năng Marketing

• Email Marketing Campaign

Hệ thống EMS cho phép người dùng tự tạo các chiến dịch. Có thể kích hoạt, theo dõi và quản lý trực tiếp mà không cần sử dụng thông qua các công cụ khác.

• Quản lý danh sách người nhận (Target List)

DOTB EMS giúp chia nhỏ và nhóm danh sách người nhận thành các Target List khác nhau. Việc chia nhỏ giúp quản lý hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện các chiến dịch Marketing,…

• Tạo mẫu email template

Tạo mẫu Email Template (mẫu thư điện tử) giúp soạn thảo sẵn các mẫu email template. Hỗ trợ cho các chiến dịch Email Marketing.

• Lập lịch gửi email (Email Workflow)

Với phần mềm CRM cho giáo dục – DotB EMS, việc cài đặt, cấu hình Email Workflow (sơ đồ luồng công việc) giúp công việc gửi email trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hẹn giờ và hẹn ngày hoặc thiết lập điều kiện tự động gửi email theo mẫu nhất định giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức.

• Báo cáo hiệu quả email marketing

Đo lường được hiệu suất của các chiến dịch Email Marketing thông qua những số liệu thống kê, báo cáo của từng email marketing. Giải pháp này giúp đơn vị dễ dàng quản lý, hỗ trợ chỉnh sửa và ra quyết định ở các chiến dịch sau. 

Bằng cách đo lường, đánh giá thông qua lượt click email, lượt tiếp cận với khách hàng hoặc % khách hàng mua sản phẩm, bạn sẽ đánh giá được hành vi và thói quen mua sắm của khách hàng, từ đó cải thiện cho các chiến dịch sau.

3.2. Nhóm tính năng Tuyển sinh, Bán hàng

Quản lý học viên tiềm năng (Leads)

Quản lý học viên tiềm năng bao gồm:

• Việc lưu trữ hồ sơ thông tin
• Quản lý tiến trình tư vấn/bán hàng
• Đánh giá mức độ tiềm năng
• Thấu hiểu chân dung khách hàng để từ đó hỗ trợ ra quyết định/bán hàng hiệu quả.

Quản lý học viên chính thức (Students)

Quản lý học viên chính thức bao gồm:

• Việc lưu trữ hồ sơ thông tin
• Quản lý và chăm sóc quá trình học
• Kịp thời cập nhật kết quả học tập, nhận xét của giáo viên và các ý kiến đóng góp của học viên.

Quản lý Phụ huynh học viên

Quản lý phụ huynh học viên bao gồm:

• Lưu trữ hồ sơ thông tin phụ huynh liên quan đến học viên
• Tiếp nhận và xử lý thông tin phản hồi kịp thời từ phụ huynh.

Quản lý thi Placement Test/Demo

Quản lý thi thử/học (Placement Test/Demo) thử bao gồm:

• Tạo và quản lý thông tin
• Theo dõi và đánh giá khả năng, chất lượng của học viên tiềm năng.

3.3. Nhóm tính năng Quản lý các Đăng ký học và thu tiền

Quản lý phiếu thu/hóa đơn

• Lưu trữ, phân loại và liên kết thông tin hóa đơn với các học viên.
• Giúp bộ phận kế toán quản lý và cập nhật thông tin hóa đơn kịp thời, hỗ trợ nhắc nhở, thống kê và xử lý các vấn đề liên quan đến học phí, thanh toán hóa đơn trễ hạn.

Quản lý đơn giá học phí

• Lưu trữ, phân loại và liên kết thông tin đơn giá học phí với từng chương trình học, từng trung tâm, chi nhánh khác nhau.

Quản lý thanh toán

• Hỗ trợ tạo, lưu trữ, phân loại các thông tin thanh toán theo từng loại, theo thời gian,..
• Hỗ trợ liên kết thông tin thanh toán tới từng học viên khác nhau.

Quản lý chiết khấu

• Hỗ trợ tạo, lưu trữ và phân loại các chiết khấu.
• Liên kết các chiết khấu đã sử dụng cho từng khách hàng, từng thanh toán.

Quản lý voucher 

• Tạo, lưu trữ và phân loại các loại voucher
• Liên kết và thống kê các voucher đã sử dụng.

Quản lý loyalty

• Tạo, lưu trữ, phân bổ và đổi điểm trung thành thành các khuyến mãi, ưu đãi cho học viên

Chính sách quản lý thu tiền

• Tạo, lưu trữ và xử lý các trường hợp phát sinh trong quá trình học của học viên, cần chuyển đổi dữ liệu liên tục được cập nhật và xử lý kịp thời.

3.4. Nhóm tính năng Giáo vụ

Quản lý chương trình học (Kind Of Course)

• Tạo, lưu trữ và phân loại các chương trình học.
• Sắp xếp các lớp phù hợp với chương trình học.
  

Tổ chức lớp học phản hồi tự động

• Tạo các lớp học có khả năng tự động chuyển trạng thái khi đến ngày khai giảng, kết thúc
• Tự động tránh những ngày nằm trong lịch nghỉ; hủy buổi học và bù tự động,…

Quản lý giáo viên và trợ giảng

• Hỗ trợ quản lý hợp đồng, lịch dạy, lịch nghỉ của giáo viên/trợ giảng,…

Quản lý lớp học

• Tạo, quản lý thông tin giáo án, lịch học, tình trạng học viên học thử/học chính thức.
• Theo dõi thông tin tình trạng học viên đăng ký lớp học.

Quản lý điểm danh

• Theo dõi, ghi nhận tình trạng tham gia học.
• Nhận xét, trao đổi bài tập về nhà của giáo viên/trợ giảng với học viên đó theo từng buổi học.

Quản lý bảng điểm

• Tạo, lưu trữ và chỉnh sửa cấu trúc bảng điểm
• Nhập và quản lý điểm của từng học viên, phân loại và đánh giá điểm tổng kết cuối cùng.

Quản lý phản hồi

• Tạo, theo dõi tiến độ xử lý và liên kết trực tiếp các phản hồi đó với học viên.

3.5. Báo cáo – Báo biểu

Báo cáo học viên

• Đưa tới góc nhìn cụ thể, kịp thời, nhanh chóng và chất lượng về tình hình học viên hiện tại cho các bộ phận liên quan. 
• Tình hình học viên hiện tại của đơn vị được sắp xếp theo thứ tự thời gian, thống kê theo nguồn, theo trạng thái, theo người phụ trách hoặc thống kê các hoạt động chăm sóc.

Báo cáo doanh thu/chi phí

• Thống kê các thành phần, lũy kế thu chi theo từng học viên, những học viên tới hạn hoặc trễ hạn phải thu,…

Báo cáo giáo vụ

• Thống kê, theo dõi tình hình hoạt động các lớp học, các học viên trong lớp học đó và cả các giáo viên/trợ giảng trong các lớp đó.

Báo cáo Customer Service

• Thống kê theo dõi các phản hồi, thông tin điểm danh, hiệu quả chăm sóc khách hàng,…

3.6. Tích hợp bên thứ 3

Tích hợp SMS Brandname

• SMS Brandname, với các tin nhắn hàng loạt được gửi đi mang tên thương hiệu của đơn vị thay vì những con số như bình thường sẽ khiến trải nghiệm quảng cáo, tiếp thị và chăm sóc học viên được phát triển mạnh.

Tích hợp Website / Landing page

• Việc tích hợp Website/ Landing page sẽ giúp đồng bộ hóa dữ liệu từ website về hệ thống,
• Nhắc nhở các bộ phận liên quan tiếp nhận thông tin, tự động hóa một số nghiệp vụ tư vấn bán hàng. 

Tích hợp Email server

• Bên cạnh tính năng lưu trữ và sắp xếp các Email trên Internet, Email server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại.
• Tính năng còn giúp đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống, cho phép sử dụng Email server trực tiếp trên DotB EMS.

4. Kết luận

Phía trên là toàn các công việc mà mọi nhà trường, trung tâm đào tạo đều có thể làm tốt với DOTB EMS, hầu hết các hoạt động CRM nói riêng và các hoạt động nghiệp vụ khác cũng được tự động hóa. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% chi phí và thời gian quản lý dẫn đến số lượng học viên ngày một đông. Từ đó, thương hiệu và uy tín ngôi trường, trung tâm do quý vị quản lý cũng sẽ được củng cố, quảng bá rộng rãi. Thương hiệu sẽ gia tăng tính cạnh tranh trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Bạn có thể trải nghiệm thử phần mềm CRM cho giáo dục đến từ công ty DOTB. Một giải pháp lưu trữ thông tin khổng lồ, thống kê báo cáo nhanh gọn, độ bảo mật thông tin cao. Trải nghiệm ngay ngày dùng thử miễn phí chỉ có tại DOTB.